¿Cuáles son las plazos para Expedir Facturas de Autónomos?

¿Qué plazos tengo para expedir y enviar una factura?

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad. (Art.º 1 del REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULAN LAS OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN).

Revisaremos en este artículo los PLAZOS en relación con las obligaciones de facturación.

Plazos de expedición de facturas

Regulado en el Reglamento de facturación artículo 11 que establece que, con carácter general, las facturas deben ser expedidas en el momento de realizarse la operación.
No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Deberán incluirse dentro del contenido de la factura, la fecha de su expedición.

Como resultado, este plazo especial de 16 días solo opera para facturas emitidas hacia otros empresarios. Las facturas a particulares, debe expedirse en el momento de efectuarse la operación.

En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75. Uno.8.º de la Ley del IVA (entregas de bienes destinados a otro Estado miembro, exentas de IVA), las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Plazos de expedición de factura rectificativa

El plazo para expedición de factura rectificativa, se regula en el art.º 15 del reglamento de facturación.

“La expedición de la factura rectificativa deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que, conforme a los apartados anteriores, obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto o, en su caso, se produjeron las circunstancias a que se refiere el artículo 80 de la Ley del Impuesto (se refiere a devolución de envases y embalajes susceptibles de reutilización o descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad al momento en que la operación se haya realizado siempre que sean debidamente justificados.)”

Las facturas rectificativas han de remitirse al cliente antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya expedido la factura

Plazos para la remisión de las facturas a sus destinatarios

La obligación de remisión de factura debe cumplirse:

• Cuando el destinatario sea el consumidor final, en el mismo momento de su expedición, que a su vez debe ser en el mismo momento de realizarse la operación.
• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Como puede preciarse, los plazos de expedición y de obligada entrega o remisión son los mismos.

Plazos de conservación de las facturas

Las facturas tanto emitidas como recibidas deberán conservarse durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Lo que especifica dicha ley a estos efectos es lo siguiente: Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165. Uno de la Ley 37/1992).

Debemos aclarar cómo computar esos 4 años: Se computan los 4 años desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente declaración o autoliquidación.

Desde la perspectiva de cuotas de IVA, para el año N, dado que las declaraciones de cada ejercicio presentan resúmenes anuales los finales de enero del año siguiente al cierre del ejercicio anual, computaríamos los cuatro años desde el 1 de febrero del año N+1.

Desde la perspectiva de que las facturas representan el soporte de un ingreso o de un gasto computable a efectos del IMPUESTO DE SOCIEDADES y dado que el fin de plazo de declaración en período voluntario del impuesto de sociedades finaliza el día 25 de julio del año siguiente al cierre del ejercicio anual, computaríamos los cuatro años desde el 26 de julio del año N+1.

Una especial mención es necesario realizar cuando en los ejercicios abiertos a inspección de IMPUESTO DE SOCIEDADES, se han producido compensación de pérdidas procedentes de ejercicios anteriores. El derecho de la Administración para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación prescribirá a los 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación. Para estos ejercicios con pérdidas compensadas posteriormente, resulta prudente conservar las facturas el plazo de 10 años antes indicado.
Transcurrido dicho plazo, el contribuyente deberá acreditar que las bases imponibles negativas cuya compensación pretenda resultan procedentes, así como su cuantía, mediante la exhibición de la liquidación o autoliquidación y de la contabilidad, con acreditación de su depósito durante el citado plazo en el Registro Mercantil. La administración no le puede pedir las facturas justificativas de los gastos contabilizados en dichos períodos.